1.Letter head
Merupakan kepala surat terletak di paling atas surat. Berisi informasi tentang perusahaan, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan website.Letter head terletak di bagian paling atas sebuah surat.
2. Date
Date berisi tanggal, bulan dan tahun surat ini dibuat. Format penulisan tanggal pada surat dapat diletakan di sebelah kiri atau kanan atas sebuah surat. Dalam penulisan tanggal pada sebuah surat terdapat beberapa versi, yaitu American Style dan British Style.
- Pada British Style,bentuk penulisannya diawali dengan hari,bulan,tahun seperti halnya penulisan tanggal yang biasa kita gunakan,misalnya 22 July,1999.
- Pada American Style,bentuk penulisan tanggal pada format ini diawali dengan bulan,hari,tahun seperti contoh surat di atas yaitu July 22,1999.
3. Inside Address
Inside Address berisikan nama dan alamat yang dituju, terletak di bagian kiri atas sebuah surat setelah tanggal.
4. Reference
Penggunaan reference bertujuan untuk menandakan pengarsipan atau dokumentasi surat yang dikirim maupun surat yang diterima.
Format penulisan referensi untuk pihak responden adalah : 'Your Ref: KPS/C3'.
Jika ingin menambahkan referensi dari pengirim, format penulisannya adalah : 'My Ref: Con/13/1' atau 'Our Ref: Con/13/1'.
Berikut ini adalah contoh penulisan reference dalam surat :
5. Salutation
Salutation adalah salam pembuka untuk mengawali penulisan sebuah surat.
Untuk menuliskan salam pembuka biasanya terdapat kata "Dear" setelah itu Nama orang yang dituju.
- Pada British style, hanya diijinkan untuk menggunakan tanda baca koma (,).
Contoh : Dear Mr John,
- Pada American style, hanya menggunakan tanda baca titik dua (:).
Contoh : Dear Mr. Jacob:
6. Body Of Letter
Bagian ini berisi tentang isi dari surat tersebut yang berupa pembahasan mengenai maksud dan tujuan surat ini dibuat. Untuk menulis isi surat ini harus ditulis dengan jelas dengan menggunakan bahasa yang tepat sehingga bahasa yang digunakan dapat dimengerti oleh penerima.
7. Closing expression
Pada Salam Penutup biasanya ada beberapa aturan main yang harus kita perhatikan. Penyajiannya juga berbeda antara British Style dan American Style seperti penjelasan berikut ini, salam penutup untuk surat bisnis berdasarkan tingkat keformalannya. Dari yang tertinggi sampai yang terendah.
- British style : Truly yours,Faithfully yours,Sincerely yours,Respectfully yours,Cordially yours.
- American style : Yours truly,Yours faithfully,Yours sincerely,Yours respectfully,Yours cordially.
8. Signature
Merupakan tanda tangan dari pengirim surat. Diposisikan di sebelah kanan bawah, atau juga dapat diposisikan di sebelah kiri bawah setelah penulisan ekspresi penutup. Biasanya menggunakan tinta berwarna hitam maupun biru.
9. The Writer's Designation
Merupakan penulisan nama jabatan penulis yang bermaksud untuk mengetahui bahwa Si Penulis surat merupakan orang yang berwenang untuk mengirimkan surat tersebut.
Selain bagian-bagian surat diatas, terdapat juga bagian surat lainnya yang termasuk kedalam format penulisan Business English Letter seperti postcript(PS), Carbon copy notation (CC), dan Enclosure.
a. Postcript (Ps)
Postcript atau inisial disebut juga sandi, yaitu kode nama pengenal atau singkatan nama.Inisial atau sandi ditempatkan pada bagian bawah kiri dibawah tembusan sebelum bagian CC.
b. Carbon Copy Notation
Carbon Copy Notation dicantumkan apabila terdapat salinan surat yang dikirim juga kepada selain penerima surat dan dianggap perlu mengetahui permasalahan yang dikemukakan dalam surat.
Dalam penulisannya, carbon copy notation dapat disingkat menjadi "cc" yang diikuti tanda baca titik dua (:), jika salinan surat dikirimkan lebih dari satu orang maka nama penerima salinan surat dipisah tanda baca koma (,).
c. Enclosure
Penulisan Enclosure atau lampiran membantu Penulis atau Penerima untuk mengetahui dan mencermati kelengkapan lampiran-lampiran yang disertakan.
Jika lampiran-lampiran tidak lengkap atau tidak sesuai dengan yang ditulis, pengontrolan dapat mudah dilakukan,
Enclosure ditulis pada bagian kiri bawah surat. Berikut ini adalah contoh penulisan enclosure dalam surat:
II. Format and Style of Business English Letter
1. Indented Style
Pada penulisan Business English letter di atas menggunakan format Indented Style.
Mempunyai bentuk berlekuk/bergigi. Sedangkan untuk format paragrap baru diberi jarak.
Pada baris pertama dari setiap paragraf dimulai beberapa spasi dari sebelah kiri.
Jarak spasi biasanya 1 cm dari batas kiri.
2. Full Block Style
Pada penulisan Business English letter di atas menggunakan format Full Block Style. Seluruh isi surat menggunakan rata pada sisi kiri dan spasi tunggal,
3. Modified Block Style
Pada penulisan Business English letter di atas menggunakan format Modified Block Style.Pada style ini penempatan tanggal serta beberapa bagian surat lainnya ditempatkan di sebelah kanan, seperti closing expression, signature dan the writer's designation.
4. Semi Block Style
Pada penulisan Business English letter di atas menggunakan format Semi Block Style.
Pada style ini, pada bagian isi surat, yaitu pada paragrapnya,masing-masing paragraph baru diberi jarak. Seluruh isi surat menggunakan rata pada sisi kiri dan spasi tunggal,
5. Hanging Style
Pada penulisan Business English letter di atas menggunakan format Hanging Style.
Pada style ini format paragrapnya menggantung, atau lebih condong kekiri .
Letter Head berada di posisi tengah surat.Pada baris pertama dari setiap paragraf terletak pada baris awal kalimat, sedangkan baris kedua dan seterusnya menggunakan lima atau sepuluh spasi. Sedangkan tanda tangan atau signature terletak di sebelah kiri bagian surat.
Sumber :
http://tamaracormier.weebly.com/uploads/5/3/8/1/5381711/reference_letter_-_professor_narkiewicz_colour.jpg
http://t2.gstatic.com/images?q=tbn:ANd9GcSHe_legwigAzyIFmEyKJyhlU6z_sA_fdAnJUinqTjuyUsWKt2-3Q
http://bolangtux.files.wordpress.com/2011/10/semi_block.png
http://www.stopol.com/ASSETS/4D5AF52E450340C99852B4F602E80DE1/KMBSColor1894.jpg
http://www.fineartadvocacy.com/articles/support/english-bbb-parkwest.jpg
0 komentar:
Posting Komentar